Modalités de soumissions

Instructions aux auteurs

Pour proposer une contribution, nous demandons de préparer un résumé de 2 à 4 pages. Le résumé contiendra une description de la communication prévue ainsi qu'une liste de mots clés. Naturellement, il devra mentionner le titre de la communication, le ou les auteurs, leurs affiliations et leurs adresses. 

Merci d'utiliser le gabarit LaTeX ou gabarit WORD ci-joints pour effectuer vos soumissions. L’auteur soumettant une contribution est la personne de contact pour cette soumission. Plusieurs soumissions sont possibles avec le même compte. Le fichier à déposer est le document PDF associé.

Les soumissions d'un résumé doivent être effectuées avant le 15 septembre 1 octobre 2023.  

Soumission électronique

Pour soumettre un résumé, vous devez:

  • Créer un compte (si vous ne possédez pas déjà un) sur scienceconf.org ou sur le site de cette conférence (bouton en haut à droite). Dans les deux cas, vous recevrez un mail avec un lien vous permettant de valider la création de votre compte.
    • Attention ! Si vous avez déjà créé un compte sur Hal ou Episciences, ce compte peut être réutilisé pour accéder à Sciencesconf.org. Pas besoin de créer un nouveau compte.
    • Vous ne vous souvenez pas si vous avez déjà un compte ? Un compte est associé à une adresse mail. Lorsque vous renseignez votre adresse mail sur le formulaire de création du compte, le système vous indiquera si l’adresse mail est déjà utilisée. Vous pouvez récupérer votre mot de passe ici : https://www.sciencesconf.org/user/lost.
  • Créer une soumission:  
    • Connectez-vous à votre compte à partir du site de la conférence.
    • Allez dans Mon espace>Mes dépôts et cliquez sur « Déposer un résumé ».
    • Par défaut, vous devrez renseigner et vérifier 4 étapes:
      • Etape Métadonnées. Renseignez au minimum toutes les informations obligatoires signalées par une *. Saisissez le titre, le résumé court et choisissez le type de soumission (présentation orale ou poster) ainsi que la (ou les) thématique(s) principale(s).
      • Etape Auteur(s). Cette partie vous permet de renseigner les auteurs de votre soumission. Vous pouvez renseigner autant d’auteurs que vous souhaitez en cliquant sur « Renseigner un auteur ».
      • Etape Fichier(s). Cette étape vous permet de déposer le fichier pdf contenant le texte long de présentation de votre communication/poster. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Transférer ». Le fichier doit apparaître en bas, sous FICHIER.
      • Etape Récapitulatif. Cette dernière étape vous permet de visualiser votre dépôt (l’ensemble des métadonnées introduites et le fichier contenant le texte long). Si vous souhaitez revenir sur votre dépôt, cliquez sur les étapes précédentes, sinon cliquez sur « Déposer ».

  •  Vérifier les statuts de votre dépôt:  les différents statuts concernant votre (vos) dépôt(s) sont:

    • Initial : indique que votre dépôt n’a pas encore été relu par les relecteurs. Aucune action n’a encore été effectuée de la part des administrateurs du colloque ; vous pouvez encore modifier votre dépôt.
    • Relu : votre dépôt a été évalué mais le coordinateur (la présidente du comité scientifique) n’a pas encore décidé de la suite de votre dépôt. Votre dépôt n’est pas modifiable.
    • Attente de modification : les administrateurs du site attendent une modification de votre part.
    • Accepté : votre dépôt a été accepté et n’est plus modifiable.
    • Refusé : votre dépôt a été refusé.
     
     
    Modifier votre dépôt

    Vous ne pouvez plus modifier des dépôts qui ont été acceptés (en vert), refusés (en rouge) ou relus (en blanc). Si vous souhaitez apporter des modifications à ces dépôts, vous devez contacter les administrateurs du colloque (le lien de contact se trouve dans le menu du site du colloque).

    Toutefois, si votre dépôt a le statut « Initial », vous pouvez aller dans le menu « Mes dépôts » et cliquer sur le petit crayon à droite de votre dépôt afin de pouvoir y apporter des modifications.

    De même, si le statut indiqué est « Attente de modification », il suffit de cliquer sur le crayon afin de modifier votre dépôt.

    Accéder aux notes et aux commentaires du relecteur

    Une fois votre dépôt évalué, vous pourrez accéder aux notes et avis des relecteurs en cliquant sur le petit œil à droite de votre dépôt dans le menu « Mes dépôts ».

    S’il y a des modifications à faire par rapport à votre dépôt, vous recevrez un mail avec les commentaires des relecteurs.
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